Nosso tempo é precioso e por isso eu serei bem prática neste texto.
Fiz uma pesquisa para selecionar 12 dicas que você pode experimentar no seu time para ampliar a produtividade de seus times remotos e em home office.
Se temos uma certeza sobre o novo mundo que vivemos é a de que não existirá uma única forma de trabalho após a pandemia porque você poderá escolher entre home office, hibrido ou presencial. Então, se estiver apto a liderar equipes virtuais terá muito mais oportunidade.
Retire o preconceito com o home office. Analise muito bem seu desconforto em relação a esse tipo de trabalho pois pode ser que seu problema seja falta de organização, disciplina ou ambiente familiar e estrutura adequada. As vezes, um pequeno ajuste fará toda a diferença.
E se você se abrir para essa possibilidade poderá contratar profissionais em qualquer lugar do mundo e oferecer o anywhere como benefício podendo negociar melhor os salários.
Então vamos lá:
1) Tenha uma metodologia de trabalho
Essa metodologia deve variar conforme os desafios, riscos e oportunidades encontradas por cada área. Uma forma de trabalho que funciona para sua equipe pode não funcionar para outra. Por exemplo, áreas de suporte podem funcionar muito bem com escalas de trabalho para chat, ligação, atendimento e outras. O importante é que cada pessoa saiba o resultado que precisa entregar e o que precisa fazer.
Tenha por escrito em algum lugar onde as pessoas devem buscar as informações e também quem é a pessoa que pode ser procurada para tirar as dúvidas. Assim você evita aquela enxurrada de e-mails disparados para pessoas que possuem outras prioridades.
Para muitas equipes, sejam elas de TI ou não, o uso do kanban com as colunas fazer, fazendo e pronto e das cerimônias do scrum podem ser de grande eficácia no gerenciamento do trabalho. Você pode aprender mais sobre isso no livro SCRUM – A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo
Experimente usar ferramentas como o trello ou jira para ajuda-lo.
Tenha uma reunião periódica para avaliar o que está indo bem e não tenha medo de mudar. Retire aprendizados e aproveite os erros para aprender. Pode ser mensal, trimestral ou quinzenal conforme sua agenda e metodologia adotada.
2) Tenha uma ferramenta assíncrona única de comunicação
O whatsapp vai tirar o foco e pode causar ansiedade e bournout no seu time. Experimente opções como o slack, basecamp, twist,notion, asana, monday. Cada um tem suas vantagens. Você pode anexar e organizar os documentos e conversar por assunto. Importante é escolher o mínimo de ferramentas possível para que as pessoas aprendam e usem adequadamente. Lembre-se de evitar exageros na organização. Faça de forma que as pessoas consigam manter conforme combinado.
Dentro da metodologia inclua o que deve ser colocado na ferramenta de comunicação, deixe claro um horário determinado para que as pessoas acessem o que está lá e o que precisa de resposta na hora. Isso ajuda evitar que a pessoa se preocupe em acessar o tempo todo.
3) Report diário
Se estiver seguindo o scrum você já estará com as perguntas que devem ser respondidas diariamente. Levará no máximo quinze minutos com seu time de sete a nove pessoas ou com seus líderes responsáveis pelos squads. Caso você não esteja usando desta forma ainda, pode montar um report diário como algumas empresas tem adotado com perguntas básicas importantes para você. O que fez no dia, impedimentos, sentimento, percentual em relação a entrega da semana podem ser respondidos por um líder de uma demanda e não necessariamente por todos do seu time. Você pode inclusive fazer um rodizio entre as pessoas responsáveis pelo report para ir desenvolvendo liderança.
Somente o que tiver impedimento ou sentimento que dependa da sua atuação, você pode conversar depois em particular. Assim evita que todos percam tempo ouvindo o que não interessa.
4) Deixe claro a cultura e valores que deseja na sua equipe
Se a sua empresa ainda não tem um manual com os princípios e valores da empresa, você pode criar um para seu time. Isso vai servir de mapa para demitir, contratar e tomar decisões sobre como fazer e porque fazer. Se já tem esse manual, estimule cada uma a consultar antes de perguntar para você. Deixe escrito também o que você não quer, por exemplo: criticar um colega com a intenção de criar intrigas, sem propor uma solução para o problema encontrado.
5) Atenção em relação a e-mail:
Quando for escrever já coloque as regras: não responder, responder até tal data e horário, consultar materiais x,y, z caso tenha dúvidas, etc. Evite copiar pessoas que não precisam atuar na mensagem enviada. Inclua essa instrução no seu manual de metodologia de trabalho.
Algumas empresas adotaram a regra de fazer uma ligação telefônica se não conseguir escrever o e-mail em 5 frases ou menos. Isso porque o e-mail pode não ser compreendido e gerar dúvidas tomando mais tempo do que a ligação.Avalie.
6) Fique atento a maturidade do time
Alguns precisarão de ajuda no técnico, outros no comportamental. Você não precisa e não deve tratar todos de forma igual. Identifique pessoas com perfil de líder para ajudar os mais inexperientes e imaturos.
7) Tenha empatia
Suspenda o julgamento pela curiosidade. Caso alguém diminua a produtividade, pergunte sobre a situação pessoal e as dificuldades antes de achar que a pessoa está abusando por estar longe de seus olhos. Fique atento ao feedback e feedfoward correto conforme o perfil comportamental e situação.
8) Fique atento a infraestrutura
Ofereça o que puder: notebook, internet, cadeira, valor financeiro mensal ou inicial para a pessoa comprar o que precisa.
9) Seja flexível
Se estiver gerenciando por objetivos e resultados chave (OKR) , conseguirá focar no resultado desejado e abrir mão da exigência de horários. Você pode assistir meu curso gratuito sobre gestão por okrs no link que está no final do texto.
Se você estiver bem organizado conseguirá combinar o que não pode abrir mão e deixar a pessoa livre para ser mais produtiva no horário que for melhor para ela. Além disso, irá economizar seu tempo que seria gasto vigiando o que não precisa ser controlado.
Lembre-se de diferenciar home office de isolamento social, sem escolas e ajudantes em casa. Algumas pessoas precisarão rever seus horários de trabalho para encaixar na nova rotina conforme o momento enfrentado.
10) Faça eventos para integrar e educar
Organize eventos on-line periódicos e traga profissionais para palestrar sobre comportamentos que deseja desenvolver ou ampliar no seu time. Eu já falei sobre comunicação não violenta, planejamento, gestão de tempo, técnicas de feedback e outros.
Você pode trazer também psicólogos e outros especialistas para falar sobre saúde mental, exercícios físicos, meditação e outros assuntos. Pode pedir para seu time propor temas e também abrir para perguntas no final. É uma forma de integrar o seu time.
11) Trabalho em blocos
Aproveite para por em prática a técnica pomodoro separando o trabalho em blocos onde a pessoa pode ficar focada e intervalos para fazer algo diferente como tomar um café, acessar o grupo de mensagens ou simplesmente ouvir uma meditação.
12) Cuide de você
Os líderes estão muito sobrecarregados com todas essas mudanças repentinas. Busque cuidar de você. Invista também em parcerias que te ajudem a refletir sobre a melhor solução para cada desafio que você tem enfrentado em sua vida pessoal e profissional. Entre em contato comigo para que eu possa ajuda-lo a tornar seu fardo mais leve.
Veja os depoimentos dos meus clientes no meu perfil lnkedin e saiba mais em:
Dicas práticas da comunicação não violenta para diminuir conflitos na equipe e na família
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Sandra Carnevali
Contribuo com os líderes para ampliar a união das equipes e a realização de seus projetos pessoais e profissionais, também ajudo na definição e transição de carreira e no desenvolvimento de líderes. Sou analista comportamental 360 e disc, business, executive e leader coach formada pelo Instituto Brasileiro de Coaching. Agile Coach pelo instituto agile Brasil. Analista de sistemas e líder de projetos ágeis certificada pela Scaled Agile Academy com mais de 22 anos de experiência realizando projetos em bancos e seguradoras liderando, treinando pessoas, atendendo clientes e administrando conflitos. Atuo como parceira da Coblue na implantação de gestão de performance por OKRS (o método que transformou a Google na gigante que ela é).
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